Potenciar equipos autogestionados con metodologías ágiles

La implantación de metodologías ágiles en diferentes tipos de organizaciones, no solo las desarrolladoras de software, es un hecho global. Según un estudio del Project Management Institute (PMI), el 71 % de las organizaciones a nivel mundial ya las usa . Más del 75 %, según otro estudio realizado por CA Technologies, considera que estas metodologías son cruciales para el éxito de la transformación digital en una empresa. 

Sin embargo, las organizaciones tienen una visión de las metodologías ágiles desde la perspectiva de gestión de proyectos. ¿Cómo se podrían aplicar estas metodologías a equipos autogestionados con objetivos de negocio?

Los equipos autogestionados (o auto-organizados) están motivados para lograr una organización más ágil, más flexible, con capacidad para responder rápidamente y, sobre todo, con capacidad para adaptarse a contextos cambiantes. Como dijo el célebre naturalista inglés Charles Darwin, responsable de sentar las bases de la teoría de la evolución a través de la selección natural, "No es el más fuerte de las especies el que sobrevive, tampoco es el más inteligente el que sobrevive. Es aquel que es más adaptable al cambio".

Siempre se puede aprender de la naturaleza (al fin y al cabo, somos parte de ella, ¿no?), y la supervivencia de las empresas presenta similitudes razonables con el mundo animal. En este caso, las organizaciones deben adaptarse cada vez más rápido para responder a las necesidades de sus clientes, y ser más competitivos en entornos donde los ciclos de innovación se acortan continuamente; pueden no hacerlo, pero entonces es bastante probable que no sobrevivan, para alegría de sus competidores. Las metodologías ágiles son un medio para potenciar equipos autogestionados con las características necesarias para aportar mayor valor al mercado.

¿Qué características deben tener estos equipos?

• Comparten una misión o un propósito común agrupados por propuestas de valor homogéneas a los segmentos de mercado objetivo. De este modo, se minimiza la distancia al cliente.
• El número de personas debe ser gestionable, entre 8-10 personas. Si se superase este número, sería recomendable subdividirlo cuando tiene sentido de negocio, y siempre garantizando mecanismos de cooperación e interacción entre los equipos.
• Deben estar apoyados por dirección y disponer de la capacidad ejecutiva suficiente, alineados con la misión, visión y objetivos estratégicos de la organización.

Es importante que el equipo autogestionado cumpla con estos requisitos desde el inicio ya que cohesionan a las personas y le dotan de la capacidad necesaria para cumplir con su misión. Con esta base, las metodologías ágiles potencian al equipo mediante tres claves relacionadas entre sí: ciclos de trabajo, roles y herramientas.

Ciclos de Trabajo

Los ciclos deben ser cortos con reuniones mensuales y semanales para mejorar el contacto, la comunicación y el contraste frecuentes.

• Reunión Mensual. Su duración oscila entre la media jornada y la jornada completa donde el equipo gestiona diversas actividades (acción comercial, organización, proyectos, tecnología, etc.).
  • Se revisan indicadores de contratación, producción, desarrollo tecnológico, etc. respecto a los objetivos del año en curso, aunque es recomendable dividirlo también en objetivos trimestrales o mensuales. La consecuencia de esta revisión es tomar acciones correctivas en caso de desviaciones o decisiones que ayuden a mitigar objetivos que es probable que no se cumplan.
  • Se revisan hitos trimestrales, si procede.
  • Se planifican los logros y tareas para el siguiente mes. El objetivo es ver si la planificación es realista y asumible (¿tenemos capacidad suficiente?) y, si procede, tomar las decisiones necesarias (priorizar, reasignar tareas, etc.)
  • Se pone en común lo realizado durante el mes y sus resultados
  • Se evalúa el funcionamiento del equipo. ¿Qué debemos mejorar? ¿qué debemos priorizar? ¿qué está funcionando correctamente?
• Reunión Semanal. Es breve (30 minutos – 1 hora) y su objetivo es el seguimiento y coordinación de los logros y tareas que hemos planificado para las distintas actividades (acción comercial, organización, proyectos, tecnología, etc.).

Roles

En el equipo autogestionado existen roles definidos donde todos aportan a los objetivos de la metodología:

• Liderazgo. Aunque pueden coexistir personas con distintos rasgos de liderazgo, el responsable del equipo debe asumir este rol. Sus funciones son: ayuda al equipo a auto-organizarse aportando el contexto e información necesaria para conseguir los objetivos, desarrolla una visión común, ayuda a llegar a consensos y a tomar decisiones, si fuera necesario.
• Facilitador. Facilita las reuniones y asegura que la metodología y las buenas prácticas se siguen correctamente; promueve una participación de todos los miembros del equipo; ayuda a que el equipo avance, se mantenga focalizado y elimine ineficiencias; gestiona impedimentos y vela porque las prácticas ágiles estén orientadas a la misión del equipo. Si hablásemos de la metodología LEAN, este rol sería el de Lean Manager.
• Equipo. Responsables de alcanzar los objetivos anuales y de participar proactivamente en los procesos del equipo. Cada persona debe completar en la herramienta correspondiente los logros identificados y tareas antes de cada reunión y expondrá brevemente (3-5 minutos) al resto del equipo su actividad.

Herramientas

Las herramientas son un medio que ayudan a implantar las buenas prácticas ágiles, facilitando la visualización compartida de los objetivos, logros y tareas, así como el almacenamiento de la información.

Una herramienta muy útil es el tablero físico o digital con dos tipos de información:

• Negocio. Visión a futuro (misión, retos, etc.), objetivos anuales de contratación, objetivos anuales de producción, objetivos anuales de desarrollo (formación, posicionamiento, etc.), hitos trimestrales (o con otra periodicidad), etc.
• Operativa. Flujo de trabajo para el seguimiento mensual de la capacidad para las distintas actividades.

Es recomendable combinar este tablero con una hoja de cálculo para complementar, profundizar, almacenar información y así facilitar el seguimiento de las actividades y decisiones.

Las organizaciones que quieran competir en mercados cada vez más globalizados e innovadores deben adaptarse continuamente a los retos y oportunidades. La utilización de metodologías ágiles en equipos autogestionados ayuda a alcanzar los objetivos de negocio marcados por dirección.